Projektmanagement

Übersicht der Ebenen im Projektmanagement

Um Produkte professionell zu entwickeln, nutzen Sie einen Entwicklungsprozess. Hier legen Sie genau fest, welche Ergebnisse sie zur Entwicklung benötigen. Die Abläufe des Projektmanagements werden jedoch nicht in den Entwicklungsprozessen beschrieben, sondern in einem separaten Projektmanagementprozess. Dieser regelt die Abläufe der Projektbeantragung und -genehmigung, der Projektplanung und -steuerung, des Projektstarts sowie des erfolgreichen Projektabschlusses. Im Rahmen des Programm- und Multiprojektmanagements werden dabei nicht nur einzelne Projekte betrachtet, sondern auch die Abhängigkeiten untereinander.

Multiprojektmanagement

Bereits im Auswahlprozess für bestehende und neue Projekte wird der Grundstein für eine erfolgreiche Arbeit im Projektmanagement gelegt. Das Portfoliomanagement beschäftigt sich übergeordnet mit der strategischen Auswahl und Zusammensetzung des Projektportfolios für die kommende Periode. Das Multiprojektmanagement liefert die für die dort getroffenen Entscheidungen notwendigen Informationen. Aus der resultierenden Priorisierung der Projekte und den verfügbaren Ressourcen wird eine Projekt-Roadmap erstellt. Die Aufgabe des Multiprojektmanagements ist es nun, diesen Plan rollierend zu überwachen und ggf. zu überarbeiten. Nur so stellen Sie sicher, dass Sie alle Abhängigkeiten im Blick behalten. Ihre Projektinformationen pflegen Sie daher mit Hilfe einer datenbankgestützten Software - der einzigen Quelle für dokumentierte Informationen zu Planungs- und Entscheidungsprozessen (Single Source of Truth).

Projektmanagement

In der Praxis erfahren die auf der Projekt-Roadmap geplanten Projekte im Rahmen der operativen Planung des Startjahres eine Bestätigung der Plandaten, wie Projektziel, -inhalt und -budget. Erst dann kann die Initiierungsphase starten. In dieser Initialisierungsphase wird in der Regel bereits ein initiales Budget benötigt. Hier geht es darum, wie das Projekt konkret realisiert werden soll:

• Klassische oder agile Projektdurchführung
• Termin und Ressourcenplanung
• Auswahl der Teammitglieder

Erst, wenn diese Punkte hinreichend geklärt sind, macht es Sinn mit dem Projekt Kick-off zu beginnen.

Besonders in den letzten Jahren sind neben den klassischen auch die agilen Arbeitsweisen in den Fokus gerückt. Agile Vorgehensweisen bringen grundsätzlich Vorteile im Hinblick auf eine effiziente Projektdurchführung mit sich. Die Stacey-Matrix gibt eine erste Orientierung, welche Art der Projektdurchführung vorteilhaft sein kann.

Ein agiles Vorgehen ist immer dann angezeigt, wenn die Anforderungen volatil und die verwendete Technologie oder die Rahmenbedingungen in großen Teilen neu oder unbekannt sind. Die Unsicherheiten werden durch das permanente iterative Vorgehen (empirische Prozesskontrolle) schrittweise reduziert. Lesen Sie hier mehr zu agilen Arbeitsweisen.

Unabhängig von der Auswahl der Arbeitsweise, wird nach erfolgreichem Abschluss der Initiierungsphase ein Projekt Kick-off durchgeführt. Alle Projektbeteiligten lernen sich kennen und erhalten die notwendigen Informationen zum Projekt. Die Projektverantwortlichen und Stakeholder beantworten die offenen Fragen des Projektteams. In der Praxis hat sich bewährt, dass das Team sich gemeinsam auf Regeln der Zusammenarbeit einigt – ein sogenanntes Working Agreement formuliert.

Mit dem Abschluss des Projekt Kick-offs beginnt die Projektdurchführung. Unter diese Phase fallen alle Aktivitäten, welche erforderlich sind, um die Projektziele zu erreichen. In der Projektdurchführung spielen beide Arbeitsweisen ihre Vorteile in ihrem jeweiligen Bereich aus und erarbeiten innerhalb des methodischen Rahmens Projektergebnisse.

Ein wichtiger Unterschied liegt in der Verteilung der Verantwortlichkeiten und Befugnisse. Im klassischen Projektmanagement werden die Verantwortlichkeiten und Befugnisse auf eine Person, dem Projektleiter, zusammengeführt. Er priorisiert die Anforderungen und plant, steuert und überwacht das Projekt. Gleichzeitig ist er verantwortlich für eine effiziente Umsetzung der Projektinhalte. Bei agilen Arbeitsweisen werden die Verantwortlichkeiten für Produkt-, Fach- und Leistungsverantwortung auf drei Rollen verteilt. Jede Rolle ist genau für eine Verantwortung zuständig und besitzt die dafür notwendigen Befugnisse.

Der Projektabschluss ist die letzte Phase eines Projektes. Neben der finalen Überprüfung des Projektergebnisses und der Übergabe aller erforderlichen Informationen zur Sicherstellung einer nahtlosen Serienbetreuung, wird nochmals zurückgeblickt und das Projekt retrospektiv betrachtet. Ziel dabei ist es, aus dem Projektverlauf zu lernen und Verbesserungen auf allen Ebenen zu identifizieren.

Projektmanagement Organisation in der Produktentstehung

Eine Projektmanagementorganisation stellt alle erforderlichen Rollen und Kapazitäten für die Anwendung der Projektmanagementprozesse bereit. Im Folgenden werden überwiegend Elemente der klassischen Projektmanagement Organisation beschrieben. Hier finden Sie mehr zu der agilen Organisation.

Als Basis der klassischen Projektorganisation steht der Projektleiter und das von ihm geführte interdisziplinäre Projektteam:

Der Projektleiter hat die methodischen und sozialen Kompetenzen, um das interdisziplinäre Kernteam zum Erfolg zu führen. Gleichzeitig werden ihm und seinem Team alle Befugnisse erteilt, die projektrelevanten Entscheidungen innerhalb seiner Ziele zu treffen. Er vertritt das Projekt gegenüber allen Stakeholdern und berichtet an den Lenkungskreis. Er ist der Unternehmer auf Zeit.

Das Projektkernteam ist aus jedem relevanten Fachbereich mit einem erfahrenen Mitarbeiter ausgestattet. Dieser trägt die Verantwortung für alle Projektaufgaben, die von seinem Fachbereich zu leisten sind und berichtet für die Projektlaufzeit an den Projektleiter. Gleichzeitig führt er organisatorisch die Projektmitarbeiter des erweiterten Teams aus seinem Fachbereich. Er besitzt die fachliche und soziale Kompetenz dazu. Projektteams entfalten ihr Potenzial am besten, wenn sie in eine übergeordnete Projektmanagementorganisation eingebettet sind.

Das Projektlenkungsgremium besteht aus den projektrelevanten Führungskräften und lenkt das Projektteam auf dem Weg zum Projektziel. Es trifft die Entscheidungen, die über die Projektgrenzen hinausgehen und hat dabei die Interessen des gesamten Unternehmens im Blick. Der Lenkungskreis macht keine Projektarbeit und lässt die Verantwortung für die Projektzielerreichung im Kernteam.

Das Multiprojektmanagement verantwortet die Überwachung von Ressourcen und terminbedingten Abhängigkeiten in der gesamten Projektorganisation. Es sammelt und interpretiert alle notwendigen Daten, welche für die Entscheidungen des Projektportfoliogremiums benötigt werden und bereitet erforderliche Entscheidungen vor.

Das PMO stellt die Bereitstellung und Verbesserung von Projektmanagementprozessen, -methoden und –werkzeugen sicher. In manchen Unternehmen stellt das PMO auch einen Projektleiterpool zur Verfügung. Es unterstützt Projektleiter und -teams durch ein fachliches Coaching.

Nur ein ganzheitlicher Projektmanagementansatz kann alle Dimensionen dieser komplexen Prozesse abdecken. Wir von CO Improve kennen die Probleme, Fallstricke und Bedenken, die mit der Einführung eines solchen Ansatzes einhergehen. Gemeinsam mit Ihren Kollegen erreichen wir ihr unumkehrbar gutes Projektmanagement.