Konsequenzen des Fachkräftemangels auf die Projektarbeit

Herausforderung Ressourcenplanung

In kontinuierlichen Prozessen, wie zum Beispiel in der Produktion, kann der Mangel an Ressourcen schnell erkannt werden. Im besten Fall kann er sogar im Voraus berechnet werden, da der Output des Prozesses von Leistungsgrößen abhängt, die klar identifiziert werden können. Grundlage dafür ist meist der Arbeitsplan, der Arbeitsschritte in Kombination von Menschen und Maschinen zeitlich definiert. In Projekten ist das im Grunde nicht anders, wird aber in der Regel allenfalls ansatzweise so praktiziert.

Die wohl am meisten angewendete Methode: den Bedarf an Produktentwicklungsvorhaben (= Projekte) vorausschauend an die umsetzenden Bereiche kommunizieren. Gegebenenfalls wird dieses Projektportfolio durch die Technologieprojekte ergänzt. Daraus erstellen die Fachabteilungen eine Abschätzung, wie hoch der Ressourcenbedarf für ihren Bereich ist, um dieses Portfolio umzusetzen. Soweit eine Unterdeckung besteht, wird im Dialog geklärt, ob eine Rekrutierung neuer Fachkräfte möglich ist und falls nicht, welche Auswirkung das auf die laufenden und anstehenden Projekte hat. Da sich ein Unternehmen selten disruptiv entwickelt, war dieser Ansatz basierend auf einer stetigen Weiterentwicklung ausreichend, um eine Balance zwischen Ressourcenbedarf und unternehmerischem Erfolg zu gewährleisten.

Planungsansätze mit Schwächen

Aber auch dieser Ansatz hatte Schwächen, da in vielen Fällen nur die Summe der Ressourcen über eine Planungsperiode – meist ein Jahr – betrachtet wurde. Der konkrete zeitliche Bedarf in einem Monat oder gar einer Woche wurde nicht ermittelt. Bei der Umsetzung der Projekte wurde das aber auch gerne zum Stolperstein, denn Bedarfe an bestimmten Spezialisten in Perioden haben sich kumuliert. Die Folge: ein Bottleneck entstand, der für einzelne Projekte zum Terminverzug führte.

Einfach so weitermachen ist keine Lösung

Darauf aufbauend entsteht ein Worst Case-Szenario. Die Projekte laufen in allen drei Zieldimensionen (Kosten, Qualität und Zeit) so aus dem Ruder, dass die unternehmerischen Ziele ernsthaft gefährdet sind. Die meisten Unternehmen wissen daher: Einfach so weitermachen, geht nicht!

Drei Stellhebel bieten sich an, um dem Fachkräftemangel entgegenzutreten:

• Berücksichtigung in der Unternehmensstrategie
• Langfristige Personalplanung
• Strukturierte Projektportfolioplanung

Fachkräftemangel in der Unternehmensstrategie berücksichtigen

Fokus ist das Schlüsselwort der Zukunft. Unternehmen müssen sich auf die Geschäftsbereiche bzw. die Produkte konzentrieren, die eine Schlüsselposition für den Unternehmenserfolg haben. Viel zu oft werden „Nice to have“-Positionen im Portfolio berücksichtigt. Abgesehen davon, dass auch diese Positionen Management-Aufmerksamkeit erfordern, ziehen sie auch Ressourcen von Kernprojekten ab. Diese Wettbewerbssituation sollte im Ansatz vermieden werden.

Personalplanungen langfristig und strategisch ansetzen

Fachkräftemangel ist ein Personalthema. Da dieser Mangel das Wachstum eines Unternehmens ernsthaft gefährden kann, muss die Personalplanung an Stellenwert gewinnen. Angefangen von der Frage, wie sich das Unternehmen attraktiver für Fachkräfte darstellt, über den Dialog mit Menschen, die im ruhestandfähigen Alter sind, bis hin zur betriebswirtschaftlichen Berücksichtigung von längeren Doppelbesetzungen an Stellen, wo Erfahrungsträger sitzen, die zeitnah das Unternehmen verlassen. Es ist dringend zu empfehlen, dass die Unternehmensleitung die Personalplanung zu einem strategischen Thema erklärt und es intensiv mitgestaltet.

Das Projektportfolio strukturiert entscheiden und abarbeiten

Bereits in unserem vorherigen CO Improve Newsletter haben wir unseren Ansatz für ein leistungsfähiges Projekt-Portfoliomanagement vorgestellt. Die Quintessenz ist, dass sowohl die Entscheidung, welches Projekt umgesetzt werden soll, als auch die operative Einsteuerung von Projekten strukturierter erfolgen müssen. Diese Struktur erfordert managerial mehr Aufwand, welcher sich aber später auszahlt. Mit einer Steuerung auf tieferer Detailebene lassen sich viele Effekte, wie zum Beispiel das Gap an Erfahrungen bei neuen Mitarbeitern, deutlich besser berücksichtigen. Es lohnt sich, in diesen Prozess zu investieren. Am Ende wird sichergestellt, dass die für das Unternehmen wichtigen Projekte termin-, kosten- und qualitätsgerecht abgeschlossen werden.

Dem Fachkräftemangel rechtzeitig vorbeugen

Der Fachkräftemangel wird alle Unternehmen betreffen. Es gibt viele Lösungsmöglichkeiten. Aber die Vorstellung, dass am Ende alles so bleibt wie bisher, ist eine Illusion. Die Zeit, sich adäquat vorzubereiten, hat schon längst begonnen. Unsere erfahrenen Berater können Sie unterstützen, wenn Sie für Ihr Unternehmen die richtigen Maßnahmen planen und umsetzen wollen.