Prozesse optimieren
Zündende Geschäftsideen und eine robuste Kultur sind die Grundlage eines erfolgreichen Unternehmens. Um das volle Potenzial Ihres Unternehmens zu entfalten, organisieren Sie dafür natürliche Abläufe und Verantwortlichkeiten. Ihr Fokus liegt dabei immer auf der Schaffung eines maximalen Kundennutzen.
Trotzdem haben Sie den Eindruck, dass die Aufwände für ihre Aufbauorganisation durch die vorhandenen Prozesse manchmal ausufern oder an entscheidenden Stellen genau diese Prozesse Lücken aufweisen. Mitarbeiter suchen dann ihre eigenen Wege, um die erforderlichen Ziele zu erreichen. Das führt zu Unklarheiten und teuren Folgeeffekten.
Deshalb: Entscheiden Sie sich für mehr Effizienz durch Verbesserung Ihrer Prozesse.
Organisation und Prozesse sind untrennbar verbunden
Unternehmen durchleben im Verlauf Ihrer Entwicklung typische Reifegrade. Sie neigen dazu Prozesse zu perfektionieren, welche bereits performant sind und Schwachstellen oder ungeliebte Themen in ihren Verbesserungsbemühungen zu vernachlässigen.
Zusätzlich führt Wachstum zu mehr Komplexität. Die Anzahl der Schnittstellen steigt und mit ihr die Anzahl der Beteiligten. Abgrenzungsversuche führen durch arbeitsteilige Perspektiven zur Bildung von Kompetenzschwerpunkten. Dies endet häufig in Übergabeverlusten.
Die Gesamteffizienz im Unternehmen sinkt, da oft nur eklatante Prozessschwächen beseitigt, nicht aber Prozesse im Sinne eines Gesamtoptimum ausgerichtet werden.
Die Prozesslandkarte als Start einer ganzheitlichen Betrachtung
Es ist egal, ob Sie Verantwortung in einem aufstrebenden Start-up, einem etablierten Mittelständler oder in einem global agierenden Großkonzern tragen. Sie benötigen immer ein standardisiertes und ganzheitliches Instrumentarium zur zielführenden Diskussion von Prozessen und allem was deren Ausführung unterstützt.
Immer ist die Frage der Abgrenzung bei der Optimierung von Prozessen von zentraler Bedeutung:
- Welchem Zweck dient ein Prozess?
- Welchen Kundennutzen erzeugt er?
- Wann beginnt ein Prozess?
- Wann endet ein Prozess?
- Welche Schnittstellen gibt es?
- Welche Voraussetzungen müssen für den Start gegeben sein?
- Welche Ergebnisse liefert der Prozess?
- Wer ist für den Prozess verantwortlich?
Diese übergeordneten Fragen sind so simpel wie essenziell, wenn es darum geht, Prozesse zu beschreiben und notwendige Verantwortlichkeiten überschneidungsfrei zu regeln oder diese zu hinterfragen.
Die Prozesslandkarte liefert aus der Makroperspektive alle wesentlichen Unternehmensprozesse und damit den Einstieg in die erforderliche Detaillierung von Prozessen.
Für die Prozessarchitektur gehen wir von folgendem Prozessmodell aus, das wir nach ihren Anforderungen ausgestalten.
Oft liegen die Schwachstellen aber nicht im Prozess selbst, sondern in der Anwendung von zugrundeliegenden Methoden oder der Kompatibilität unterstützender Werkzeuge. Dabei ist es egal, ob es sich um einfache Vorlagen handelt oder komplexe IT-Werkzeuge, welche mehrere Prozessebenen miteinander verzahnen.
Eine einheitliche Sicht der Führungskräfte auf die Prozesslandkarte und die zugrundeliegende Prozessarchitektur ist deshalb die Basis für eine schnelle Entwicklung einer gemeinsamen Perspektive auf vorhandene Schwachstellen.
In der Praxis treffen wir zwei unterschiedliche Ausgangssituationen mit daraus resultierenden unterschiedlichen Zielen für die Optimierung des PEP an.
Bei der Beseitigung von Prozessschwächen ist es nicht zielführend alle „Baustellen” auf einmal aufzureißen. Vielmehr empfiehlt sich ein schrittweises Vorgehen nach priorisierten Prozessen, da die Prozesslandschaft in der Regel stark verwoben ist. Auch ist immer abzuwägen, welches Maß an Prozessbeschreibung es braucht, um die Schwächen abzustellen. Erreicht man dieses richtige Maß vermeidet man viel Aufwand und sorgt für hohe Akzeptanz. Schwachstellen finden sich typischerweise in einer ganzen Reihe von Prozessen:
Fünf Tipps aus der Praxis
- Gestalten Sie Ihre Aufbauorganisation immer nach den Anforderungen aus Strategie und Prozessen.
- Entkoppeln Sie die Durchführung Ihrer Projekte, durch die Etablierung einer rollenbasierten Organisation von Veränderungen in Ihrer Aufbauorganisation. Das schafft Stabilität in den Abläufen – auch bei dynamischem Wachstum oder großen Organisationsänderungen.
- Etablieren sie ein Prozessmanagement für Ihre Prozesslandschaft und lassen Sie sich regelmäßig durch externe Experten überprüfen (Audit).
- Akzeptieren Sie, dass Prozesse permanenter Verbesserung unterliegen und bestimmen Sie dafür Verantwortliche.
- Entwickeln Sie eine unternehmensweite Perspektive Ihrer Prozesslandschaft, machen Sie diese im Intranet transparent und halten sie aktuell. Prozesse sind kein „Geheimwissen“ in einer performanten Unternehmenskultur.
Die Einführung oder der Umbau einer Prozesslandschaft kann ohne fundierte Analyse und kompetentes Veränderungsmanagement nicht gelingen. Die Herausforderung besteht darin, an den richtigen Stellschrauben zu drehen und Führungskräfte und Mitarbeiter konsequent in die Veränderungen einzubinden und damit verbundene Ängste, sowie Vorbehalte schnellstmöglich abzubauen und Vorteile herauszustellen.
Unsere Berater zeigen Ihnen die besten Stellheben
Als ehemalige Fach- und Führungskräfte in der Industrie haben unsere Berater in verschiedenen Branchen Prozesse in operativer Verantwortung etabliert und kontinuierlich verbessert. Durch ihre langjährige Beratungstätigkeit erkennen Sie schnell typische Defizite und vermitteln Ihnen die best-in-Class Vorgehensweisen.
Neben dem beschriebenen schnellen und erfahrungsbasierten Vorgehen stellen wir Ihnen mit dem Smart Development Assessment auch ein Werkzeug zur Verfügung mit dem strukturiert Handlungsbedarfe in der Prozesslandschaft ermitteln werden können. Dabei gewinnen Sie zusätzliche Kenntnisse darüber, wo ihre Prozesse durch die organisatorische Aufstellung und den strategischen Rahmen ausreichend unterstützt sind und wo nicht.
Ihr Nutzen
- Sie profitieren von einem reifegrad- und benchmarkgestützten Analysewerkzeug.
- Sie erfahren, wo es zusätzliche Prozesse braucht oder eine Verschlankung der Prozesslandschaft notwendig ist.
- Sie profitieren von unserem langjährigen Prozess- und Branchen-Know-how.
- Wir begleiten Führungskräfte und Mitarbeiter bestmöglich bei der Prozessgestaltung und der Implementierung mit Kommunikationsmaßnahmen und Trainings und erzielen so eine hohe Akzeptanz.
- Gemeinsame Erarbeitung der Prozesse als wichtigster Nutzen: Sie erhalten einen Prozess, der auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist.