Rollendefinitionen im Unternehmen

Organisationen werden strukturiert, um effizient und effektiv zusammenzuarbeiten. Der Aufbau einer Organisation leitet sich aus dem Auftrag oder der Strategie des Unternehmens ab und gliedert das gesamte Unternehmen in Bereiche, Abteilungen und Teams. Jedem Teil der Organisation werden dabei bestimmte Verantwortungen, Befugnisse und Aufgaben übergeben. In allen Organisationeinheiten werden die Aufgaben der Führungskräfte und Mitarbeiter durch Stellenbeschreibungen konkretisiert. Stellenbeschreibungen sind detailliert und spezifisch. Sie listen die konkreten Aufgaben, Anforderungen und Fähigkeiten auf, die für eine bestimmte Stelle erforderlich sind. Stellenbeschreibungen haben unter anderem eine hohe Relevanz im Kontext von Rekrutierungen, um den richtigen Kandidaten auszuwählen. Stellenbeschreibungen bilden somit einen festen Bestandteil der Aufbauorganisation.

Oft erleben wir in der Praxis aber, dass die Stellenbeschreibung nicht ausreicht, um auch für die Ablauforganisation ausreichend Orientierung zu geben. Ein wesentlicher Grund ist, dass in der Zusammenarbeit zwischen Bereichen und Personen die Interaktion und das Zusammenspiel im Fokus stehen und nicht die Details der einzelnen Stellen.

Darüber hinaus kann dieselbe Person auf einer beschriebenen Stelle unterschiedliche Verantwortung und Kompetenz haben. So kann eine Führungskraft je nach Situation Mitarbeiter, Kollege, Vorgesetzter, Projektleiter oder Stakeholder sein. Die Person hat also in der Ablauforganisation verschiedene Rollen, die in ihrer Breite nicht alle umfassend in einer Stellenbeschreibung erfasst sind. Es braucht also eine breitere Beschreibung von Selbstverständnis, Verantwortung und Befugnissen, die sogenannte Rollenbeschreibung. Sie erfasst die allgemeinen Funktionen und Beitragsschwerpunkte einer Position. Rollen können dabei flexibler sein als Stellenbeschreibungen und passen sich je nach Anforderungen der Organisation an.

Wie schon angedeutet entstehen Rollen in der Regel, wenn Abläufe und Prozesse erarbeitet werden. Ein gutes Beispiel ist die Einführung der Projektarbeit. Hier entstehen im Rahmen der Projektorganisation Rollen, z. B. Projektleiter, Projektteammitglieder, Steuerkreismitglieder etc. Diese kommen durch die Einführung der Projektarbeit in die bestehende Organisation und werden von Menschen übernommen, die verschiedenste Stellen innehaben können. Rollen bilden also zusätzlich zur Stelle eine Sekundärveranwortung ab.

Rollenbeschreibungen bilden in jedem Fall Verantwortung und Kompetenz ab. Diese Kategorien sind auch die Standardelemente einer Rollenbeschreibung, die wir bei CO Improve immer gerne um KPI, an denen die Rolle gemessen wird, und eine vierte Dimension, das Selbstbild, ergänzen.

Verantwortung

Verantwortlichkeit bezieht sich auf die Pflicht oder das Engagement, eine bestimmte Aufgabe oder eine Gruppe von Aufgaben zu übernehmen und erfolgreich auszuführen. Verantwortung ist das Gefühl der Verpflichtung, für die Ergebnisse oder den Fortschritt bestimmter Aufgaben oder Aktivitäten verantwortlich zu sein. Es geht darum sicherzustellen, dass die zugewiesenen Aufgaben ordnungsgemäß erledigt werden.

Kompetenz

In einer Rollenbeschreibung hat Kompetenz in der Regel zwei Ausprägungen. Eine Ausprägung sind die praktischen und persönlichen Ressourcen, die eine Person befähigen, ihre Verantwortlichkeiten effektiv wahrzunehmen. Sie können technischer, sozialer oder kognitiver Natur sein. Die andere Ausprägung ist die Ermächtigung der Person in einer Organisation, also z. B. Entscheidungs- oder Weisungskompetenz. Beide Dimensionen sollten beschrieben sein, um ein ganzheitliches Bild zu erzeugen.

KPI

Für jede Verantwortung macht es Sinn, diese auch messbar zu machen. Standard sind in diesem Fällen ausgewählte Key Performance Indicators (KPI). So wird beispielsweise ein Projektleiter am Erreichen von QKT gemessen. Das würden die meisten Rolleninhaber zunächst nicht weiter diskutieren. Benennt man aber KPI wie Erfüllungsgrad der Spezifikation, Erreichen der Herstellkostenziele, Einhalten der Projektkostenziele, Einhalten der Meilensteintermine usw. so gewinnt die Diskussion an Dynamik: „Das kann ich doch gar nicht beeinflussen, wenn ich dafür verantwortlich sein soll, dann will ich aber weitreichendere Kompetenzen …“ Die Diskussion der KPI macht die Verantwortung also oft in der Erarbeitung greifbarer und hilft, diese zu schärfen.

Selbstbild

Der Grund für diese vierte Dimension liegt darin, dass bei aller Breite, die man in der Beschreibung von Verantwortung, Kompetenz und KPI erzielt, nicht jedes Detail abdecken kann. Das Selbstbild soll Sicherheit geben, wenn das Detail nicht beschrieben ist. Eine klassische Formulierung beim Projektleiter ist z. B. „Ich habe die ganzheitliche Verantwortung für Qualität, Kosten und Zeit“. Damit ist klar, dass ich im Zweifel als Projektleiter in der Verantwortung bin und diese so lange wahrnehme, bis ich sie an andere Projektbeteiligte adressiert habe. Das Selbstbild erhöht damit signifikant die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit der Rolle.

Ein Beispiel verdeutlicht den Zusammenhang von Aufgabe und Verantwortung: In einem Projektteam könnte jemand die Verantwortung für das technische Konzept tragen. Dies sicherstellen muss, dass das technische Konzept in sich schlüssig ist und den Anforderungen entspricht. Im Englischen wird hier oft zwischen Accountability und Responsibility unterschieden. Eine abstraktere Beschreibung der Verantwortung hat den Vorteil, nicht alle Aufgaben im Detail vorausdenken und aufführen zu müssen. So vermeidet man im Konfliktfall auch, dass ein Rolleninhaber anführt, diese oder jene Aufgabe hätte ja nicht auf der Liste gestanden.

Mehr CO Improve WIKI Wissen ansehen

Ihr Nutzen

Rollen sind das wesentliche Element, um die Ablauforganisation zu beschreiben
Komplexe Zusammenarbeit zwischen Bereichen und Personen, die Interaktion und das Zusammenspiel werden durch Rollen beherrschbar
Einzelne Stelleninhaber können in Prozessen oder Projekten unterschiedliche Rollen haben
Verantwortung, Kompetenz und messbare Kriterien sind der Kern jeder Rollenbeschreibung
Selbstverständnis der Rolle gibt auch in komplexen Situationen Orientierung und Sicherheit

1.0