SDN 01/2019 - Sind spezifische Projekträume für agiles Arbeiten wirklich notwendig?

SMART DEVELOPMENT NEWS 01/2019

von Gunther Reibe

Viele Verantwortliche fragen sich bei der Einführung von SCRUM im eigenen Unternehmen:

Ist die Einrichtung eines agilen Projektraums wirklich nötig?
Können wir uns diese Kosten nicht sparen?
Reichen nicht die vorhandenen Meeting-Räume?

Wir stellen nicht in Frage, dass sich die Rahmenbedingungen für viele Unternehmen in den letzten Jahren stark verändert haben. Getrieben durch digitale Technologien (z. B. Social Media, Mobile, Cloud und Big Data) oder internationale Einflüsse wie die Globalisierung steigt die Komplexität, in der Unternehmen erfolgreich agieren müssen. Ausgaben, die für die Geschäfte keinen Mehrwert haben, gilt es folglich immer zu vermeiden.

Erfahrungen aus Software- und Hardware-Entwicklung zeigen allerdings, dass die Einrichtung eines agilen Projektraums die Effizienz der Entwicklungsteams (z. B. SCRUM-Teams) maßgeblich beeinflusst.

Projekträume erlauben den Fokus auf das Wesentliche

Starten wir die Betrachtung mit dem „agilen Manifest“. Insbesondere die Aussagen: „Individuen und Interaktionen mehr als Prozesse und Werkzeuge“ und „Zusammenarbeit mit dem Kunden mehr als Vertragsverhandlung“ stellen die Interaktion und direkte Zusammenarbeit der Teammitglieder untereinander und auch mit Stakeholdern in den Vordergrund. Erfahrungen zeigen, dass diese direkte Kommunikation (von Angesicht zu Angesicht) schneller zu Entscheidungen und Ergebnissen führt.

In den 12 Prinzipien für eine agile Verwaltung heißt es u. a.:

„Fachexperten und Entwickler müssen während des Projektes täglich zusammenarbeiten“,
„Errichte Projekte rund um motivierte Individuen, gib ihnen das Umfeld und die Unterstützung, die sie benötigen und vertraue darauf, dass sie die Aufgabe erledigen“,
“Die effizienteste und effektivste Methode, Informationen an und innerhalb eines Entwicklungsteams zu übermitteln, ist im Gespräch von Angesicht zu Angesicht“

Nur: Was heißt „direkte Zusammenarbeit“. Und was ist mit „Gespräche von Angesicht zu Angesicht“ in diesem Fall konkret gemeint?

Projektsitzungen mit physischer Anwesenheit sind wohl jedem ebenso gut bekannt wie Telefonkonferenzen. Haben Sie sich auch schon dabei ertappt, dass Sie während einer uninteressanten Telefonkonferenz Ihr Laptop oder Handy anschauen und sich anderen Aufgaben widmen? Das geht wohl vielen so. Man ist unbeobachtet und stellt innerlich seine Teilnahme an der Sitzung in Frage. Ist das effizient? Wäre es nicht sinnvoller, das Meeting zu verlassen?

In Projekträumen, physisch vor Ort, arbeiten die Teammitglieder fokussiert daran, ihre Sprintziele zu erreichen. Alle arbeiten im Idealfall an einem gemeinsamen Ziel. Und das Team spornt sich an, dieses Ziel zusammen zu erreichen. Ist ihr Besprechungsraum auch noch attraktiv gestaltet, dann funktioniert dies natürlich noch wesentlich besser, als es das ohnehin schon tut!

Die tägliche Zusammenarbeit über mehrere Stunden in kleinen Gruppen, fokussiert auf ein Thema, benötigt das spezifische Umfeld von Projekträumen. Große, helle Räume lassen auch mentalen Raum für Kreativität. Zudem kann jeder im Sitzen oder Stehen an der Herausforderung arbeiten, am Flipchart, an Metaplanwänden, am Laptop mit Beamer oder einfach nur mit Stift und Zettel. Gewährt ihnen der Raum Flexibilität, kann sich jede Person ihren Lieblingsplatz suchen und seine gesamte Konzentration auf die Lösungsfindung fokussieren.

Für die Einrichtung agiler Projektflächen sprechen gute Gründe

Wir haben einmal die wichtigsten Argumente zusammengetragen, die eine Einrichtung agiler Projektflächen unterstützen:

Feedback und direkte Kommunikation sind zwei Säulen agilen Arbeitens. Sie können nur in einem flexibel gestaltbaren Teamraum umgesetzt werden.
Flexibel nutzbare Möbel mit Rollen, Klappfunktion oder Umbaumöglichkeiten erlauben es, den Raum in „Bewegung“ zu halten und an unterschiedliche Gruppengrößen anzupassen. Das erhöht ihre Flexibilität und erleichtert es Ihnen, Ihre Kapazitäten optimal zu nutzen.
Größere Gruppen können über einen Sprint-Zyklus (1 bis 4 Wochen) in Workshops zusammen arbeiten, ohne dass Besprechungsräume blockiert werden. Dadurch vereinfacht ein fest definierter Projektraum die oft zeitraubende Suche nach Besprechungsräumen.
Transparenz im Projekt entsteht durch die Nutzung von Post-its, Flip Charts und Klebeflächen (Scrum Board). Stehen sie im Teamraum allen Stakeholdern und Teammitgliedern zur Verfügung, entsteht eine offene Arbeitsatmosphäre, die den gewünschten Ergebnissen sehr zuträglich ist.
Das gleiche gilt für Wände zum Bekleben und Beschriften. Sie schaffen Transparenz und Visualisierung in der Kommunikation.
Der direkte Informationsfluss im und über das Projekt hinaus ist durch geeignete Teamräume konstant sichergestellt.
Effizienz entsteht auch deswegen, weil sich die Teammitglieder von ihrem Arbeitsplatz loslösen und im Teamraum fokussiert an der Lösung einer Aufgabe arbeiten.
Zugleich eignen sich Teamräume dafür, die cross-funktionale Zusammenarbeit zu verbessern.
Nicht zuletzt erleichtern geeignete Projektflächen die Reaktionsfähigkeit auf kurzfristige Änderungen.

Falls Ihnen diese Argumente noch nicht ausreichend erscheinen, so ist die Datensicherheit ein weiteres Argument. Agile Projekte leben vom Feedback der Stakeholder, also auch von Kunden. Da ist es vorteilhaft, wenn Kunden nur projektspezifische Informationen sehen können und nicht solche bezüglich anderer Projekte oder Entwicklungen. Besucher werden in den Projekträumen empfangen, können dort Feedback zum laufenden Projekt geben und bewegen sich nicht in kritischen Bereichen des Unternehmens.

Sowohl Unternehmen als auch Universitäten nutzen spezifische Projekträume erfolgreich als Raum für Kreativität. Dadurch schaffen sie eine Grundvoraussetzung für die notwendige Entwicklung neuer Lösungsansätze für komplexe Herausforderungen. Kann Ihr Unternehmen keine solche Projektfläche einrichten – sei es aus Platzgründen oder aufgrund fehlenden Budgets – dann muss das kein Beinbruch sein. Denn mittlerweile gibt es zahlreiche externe Anbieter, die Projektflächen vermieten. Diese Option sollten Sie sich im Zweifelsfall durch den Kopf gehen lassen. Denn abschließend können wir Ihnen nur empfehlen, für Ihre Projektarbeit auf agile Projekträume zu setzen und Ihre Effizienz bereits durch diesen vergleichsweise simplen Schritt deutlich zu steigern.