20. Februar 2023

Anforderungsmanagement-Workshop bei einem Fahrzeughersteller

Um die „richtigen“ Produkte zu entwickeln ist ein gutes Verständnis aller Anforderungen an das neue Produkt elementar. Ob Kundenanforderungen, Anforderungen aus der Fertigung oder Anforderungen an die Integration von Modulen oder Komponenten in ein neues Produkt - es geht immer darum die Anwendungsfälle der unterschiedlichen Stakeholder zu verstehen und deren Bedarfe abzuleiten. Zeitlich ist die Sammlung, Dokumentation und Priorisierung der Anforderungen bei interdisziplinären Produktentstehungsprojekten zu Beginn einzuordnen. Das Ergebnis ist bei klassischen Projekten ein Lastenheft, bei agilen Projekten das Backlog. Doch wie kann man alle Beteiligten der unterschiedlichen Funktionen effizient einbinden, um gemeinsam über den Kontext des Produktes, die Anwendungsfälle und die Anforderungen nachzudenken und zu diskutieren? Wie kann man Entwicklung, Vertrieb, Produkt- und Projektmanagement, Qualität, Fertigung, Industrial Engineering gemeinsam die unterschiedlichen Anforderungen an das neue Produkt beschreiben lassen?

Anforderungsworkshop

Unsere Antwort darauf ist der bei zahlreichen Kunden bereits durchgeführte Anforderungsworkshop. An bis zu drei Tagen treffen sich das Projektteam, sowie der erweiterte Kreis an einem gut präparierten Ort, um dort fokussiert, gemeinsam die Anforderungen aufzunehmen. Ein solcher Workshop hilft allen Beteiligten der unterschiedlichen Funktionen, gemeinsam über den Kontext des Produkts, die Anwendungsfälle und die Anforderungen nachzudenken und zu diskutieren.

Die Zielsetzung ist immer ähnlich:

Vorbereitung

Der Erfolg des Anforderungsworkshops steigt mit einer guten Vorbereitung durch das Projektteam. Produktmanagement und Vertrieb bereiten alle bereits vorhandenen Informationen über den Markt, die strategische Positionierung, Anwendungsfälle und weitere relevante Informationen auf. Das Projektmanagement fasst alle projektrelevanten Informationen wie bspw. Zielsetzung, Status, Zeitplan und Budget zusammen. Entwicklung und Innovationsabteilungen können besondere, neue Ideen vorbereiten. Fertigung, Qualität, Disposition und andere Abteilungen stellen die wesentlichen Informationen aus ihren Bereichen zusammen. Das Projektteam unterstützt die Vorbereitung der Präsentationen, Kurzfilme und Exponate.

Produktklinik

Ein Anforderungsworkshop kann sehr gut durch eine Produktklinik angereichert werden. Dabei werden die eigenen Produkte, Prototypen, Komponenten und auch Wettbewerbsprodukte und alle dazu vorhandenen Informationen “greifbar” gemacht und damit die Ursachen für Probleme schneller ersichtlich. In eigens dafür vorgesehenen Zeitfenstern in der Agenda können alle Workshop-Teilnehmer die Produkte anschauen und Kommentare sammeln und diskutieren. Allen wird jedes Mal deutlich, wie unterschiedlich die einzelnen Fachbereiche Teilelemente der Produkte und mögliche Anforderungen dahinter interpretieren. Ob mit oder ohne Produktklinik, der Workshop-Ort sollte ausreichend Raum für Präsentationen und Informationssammlung an „Metawänden“ aufweisen.

Umsetzung

Ob ein, zwei oder sogar drei Tage für den Workshop geplant werden, die Agenda ist generell in der gleichen Struktur aufgebaut:

• Status des Projektes (Projektsteckbrief, Meilensteine oder Etappen/Releases, Rahmenbedingungen, etc.)
• Einordnen des Projektes in seinen Kontext
• Markteinschätzung und Anwendungsfälle von Vertrieb und Produktmanagement
• Produktklinik
• Sammlung innovativer Ideen „Think out of the box”
• Aufnahme von Anforderungen an das Produkt
• Definition der nächsten Schritte mit klaren Verantwortlichkeiten

Bei unserem konkreten Projektbeispiel wurde der Ort so gewählt und vorbereitet, dass die eigenen Produkte präsentiert werden konnten. Zudem wurde eine Fläche als Präsentationsbereich präpariert und der Workshop-Bereich vorbereitet. Während des Workshops wurden drei wichtige Bereiche bearbeitet. Dazu gehörte das Kontextdiagramm, bei dem ein Überblick über das Projekt und die Ausgangssituation gegeben wurde. Die Anforderungssammlung ermöglichte es, die Bedarfe aller Stakeholder zu erfassen und zu diskutieren. Diese wurden entsprechend den vorbereiteten Funktionen zugeordnet. Darüber hinaus wurde eine Produktklinik durchgeführt, bei der das neue Produkt intensiv diskutiert wurde. Dies hat dazu beigetragen, dass das gemeinsame Verständnis über das Projekt und die unterschiedlichen Herausforderungen in allen Funktionen gestärkt wurde. Schließlich wurden innovative Ideen und Vorschläge in einem Ideenspeicher festgehalten, die zu neuen Impulsen für das Projekt führen können.

Kontext Diagramm

Ein wesentliches Element eines Anforderungsworkshops ist das Kontextdiagramm. Zum einen erhalten alle Beteiligte ein einheitliches Verständnis über den Kontext des neuen Produktes (Produktentstehungsprojekt) und zum anderen ergeben sich durch die Kombination der identifizierten Stakeholder und Anwendungsfälle zahlreiche Ideen für Anforderungen an das neue Produkt.

Struktur der Sammlung von Anforderungen

Ein Erkenntnisgewinn ist insbesondere, dass bei der Sammlung der Anforderungen interdisziplinäre Kleingruppen an unterschiedlichen Stationen die Anforderungen zu Themenfeldern (bspw. Funktionen, Produktelementen, Lösungsansätzen, Anwendungsfällen) sammeln und diskutieren. Die gegenseitige Diskussion führt zu einem einheitlicheren Verständnis und Gemeinschaftsgefühl - „man möchte die Produkte gemeinsam entwickeln und die Anforderungen erfüllen“. Die nachfolgende Abbildung zeigt beispielhaft einen vorbereiteten Workshopraum.

Sammlung von Anforderungen und Dokumentation

Die Kombination von physischen Karten und Metawänden zur Aufnahme und Strukturierung neuer Anforderungen am Workshop-Tag und die anschließende Dokumentation in Anforderungsmanagement-Systemen sind Erfolgsfaktoren für ein Anforderungsmanagement.

Ergebnisse

Durch den Anforderungsworkshop wurde ein gemeinsames Verständnis über das Projekt, die Ausgangssituation und die Herausforderungen in allen Funktionen erreicht. Wertvolle Einblicke in die Marktsituation und die strategische Produktplatzierung wurden erhalten, die dabei helfen, das neue Produkt in den Kontext einzuordnen.

Durch die Arbeit in interdisziplinären Gruppen konnten bei Kundenworkshops über 200 bis 500 qualitativ hochwertige Anforderungen gesammelt und diskutiert werden. Diese Anforderungen bilden ein gutes Fundament für die weitere Bearbeitung durch das Projektteam. Auch kreative Ideen, die aus dem Rahmen des üblichen Denkens fielen, konnten generiert und als Antrieb für neue Innovationen genutzt werden.

Zum Abschluss des Workshops sind alle Anforderungen und Ideen sorgfältig dokumentiert worden und bilden so ein solides Fundament, um das Projekt erfolgreich voranzutreiben. Die nächsten Schritte sind klar definiert und Verantwortlichkeiten beschrieben.